Politique de confidentialité

Improved Agency SARL (« nous », « l'Éditeur », « Improved Agency ») accorde une importance primordiale à la protection des données personnelles et à la transparence sur leur utilisation. La présente Politique de confidentialité (« Politique ») décrit de manière exhaustive comment nous collectons, utilisons, analysons, stockons, partageons, sécurisons et, le cas échéant, anonymisons les informations dans le cadre de Darling CRM, conformément aux bonnes pratiques en vigueur au Cameroun, dans l'espace CEMAC et aux standards internationaux de protection des données applicables aux prestataires SaaS B2B.

En créant un compte, en cochant les cases de consentement lors de l'inscription et en utilisant Darling CRM, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté l'intégralité de cette Politique, des CGU et des CGV. L'utilisation du service vaut consentement éclairé aux traitements décrits ci-dessous, sous réserve de vos droits d'opposition et de retrait dans les limites prévues par la loi.

1. Responsable du traitement et contacts

Responsable de traitement pour les données des gérantes, du personnel salon et des données d'usage de la plateforme :
Improved Agency SARL
Siège social : Douala, Littoral, République du Cameroun
Email données personnelles et exercice des droits : contact@darlingapp.online
Site : https://darlingapp.online

Pour les données des clientes finales de votre salon (nom, téléphone, historique de rendez-vous, messages WhatsApp), vous (la gérante / l'établissement) agissez en qualité de responsable de traitement. Improved Agency SARL intervient uniquement en qualité de sous-traitant, sur vos instructions contractuelles et dans le cadre des fonctionnalités activées selon votre forfait.

Toute demande d'un consommateur final concernant ses données doit être traitée par vous en premier lieu. Nous vous assistons techniquement (export, suppression, rectification) dans les limites de nos outils et de nos obligations légales.

2. Catégories de données collectées

2.1 Données d'identification et de compte (gérantes et staff)

• Identité professionnelle : prénom, nom, nom commercial du salon, logo, adresse postale si renseignée
• Coordonnées : numéro de téléphone mobile (format international), adresse email si fournie
• Identifiants techniques : identifiant tenant (UUID), identifiant staff, rôle (owner, staff)
• Authentification : code PIN (stocké exclusivement sous forme de hash bcrypt — nous n'avons jamais accès au PIN en clair)
• Historique de connexion : horodatage, adresse IP, user-agent, résultat (succès/échec), nombre de tentatives
• Préférences interface : langue, notifications activées, paramètres d'affichage mobile

2.2 Données financières et de facturation SaaS

• Solde wallet prépayé (montants en XAF, format entier BIGINT)
• Historique des recharges Mobile Money (Orange Money, MTN MoMo via NotchPay) : montant, date, référence transaction, statut
• Historique des prélèvements d'abonnement Pro, bonus Coup de Coeur, codes promo appliqués
• Statut de compte : trial, active, grace, suspended, archived — et dates associées (grace_started_at, etc.)
• Documents KYC si soumis : pièces d'identité, RCCM, justificatifs — traités conformément à la section 6
• Factures PDF générées par la plateforme (numérotation Darling, montants, période)

2.3 Données métier salon (clientes finales — sous votre responsabilité)

• Identité et contact : nom, prénom, numéro WhatsApp/téléphone, notes internes
• Historique rendez-vous : dates, services, durées, statuts (confirmé, no-show, annulé, terminé)
• Préférences : service favori, styliste préféré, allergies ou sensibilités si saisies par le salon
• Programme fidélité : points, jalons atteints (50/100 clientes), parrainages, Coup de Coeur
• Facturation cliente : montants, modes de paiement, avoirs, portail public /p/[token]
• Segments calculés : clientes dormantes, VIP, taux de retour individuel

2.4 Données de messagerie WhatsApp (forfaits Pro et Darling Plus uniquement)

• Contenu textuel des messages entrants et sortants via WhatsApp Cloud API (Meta)
• Métadonnées Meta : identifiants message, statut de livraison, fenêtre conversationnelle 24h
• Messages vocaux : transcrits automatiquement par IA ; le fichier audio source est traité puis non conservé au-delà du traitement immédiat, sauf obligation légale ou demande d'investigation fraude
• Intentions détectées par IA (booking, cancel, retard, question, etc.) et réponses générées
• Opt-out STOP : enregistrement du refus de marketing pour respect des préférences cliente

Important : en forfait Essentiel, aucune donnée WhatsApp n'est collectée ni traitée par nos systèmes IA. L'intégration Meta est désactivée.

2.5 Données d'activité, statistiques et télémétrie produit

Nous collectons et calculons des indicateurs pour alimenter vos tableaux de bord et améliorerDarling CRM. Ces données comprennent notamment :

• Compteurs : rendez-vous créés, confirmés, annulés, no-show, walk-ins
• Indicateurs financiers agrégés : chiffre d'affaires par service, panier moyen, évolution mensuelle
• Taux de retour à 30 et 90 jours, identification clientes dormantes
• Performance relances : messages envoyés, taux d'ouverture estimé, conversions en RDV
• Occupancy horaire et taux de remplissage agenda
• Logs d'utilisation application : écrans visités, durée session, version app, type appareil (iOS/Android)
• Logs API : endpoints appelés, codes HTTP, latence, volume requêtes par tenant
• Logs IA : modèle invoqué (Claude, MiniMax, Whisper), intent, coût estimé, durée, succès/échec
• Feedback qualité bot : corrections staff sur réponses IA (si activé)

2.6 Données que nous ne collectons pas ou auxquelles nous n'avons pas accès

• Contenu de vos conversations WhatsApp personnelles en dehors du numéro Business connecté
• Mot de passe MoMo ou codes OTP opérateurs — les paiements sont traités par NotchPay
• Données biométriques, données de santé au sens médical strict (sauf notes libres saisies par le salon)
• Contenu de fichiers non uploadés via Darling CRM
• Données bancaires carte bancaire (non utilisées — Mobile Money uniquement)

3. Finalités du traitement

4. Exploitation, analyse et valorisation des données

Cette section est essentielle. En souscrivant à Darling CRM, vous acceptez expressément queImproved Agency SARL et, le cas échéant, ses partenaires et filiales, puissent exploiter, analyser, agréger, pseudonymiser ou anonymiser les données générées par l'utilisation du service, dans les conditions détaillées ci-dessous.

4.1 Amélioration de Darling CRM

Nous analysons les données d'usage (clics, parcours onboarding, taux d'adoption des fonctionnalités, performance bot, erreurs API) pour :

• Corriger les dysfonctionnements et améliorer la stabilité (objectif 99,5 % disponibilité)
• Prioriser les développements produit (roadmap mobile, web, worker)
• Optimiser les prompts IA, chaînes de fallback et coûts modèles (Claude, MiniMax, Whisper)
• Personnaliser l'expérience utilisateur (suggestions, tooltips, relances internes adoption)
• Mesurer l'efficacité des relances, du programme fidélité et des statistiques avancées

Ces analyses sont effectuées par tenant pour votre bénéfice direct, et transversalement sous forme agrégée pour le bénéfice de l'ensemble des utilisateurs.

4.2 Partage avec partenaires et écosystème Improved Agency

Sous réserve de votre consentement explicite lors de l'inscription, Improved Agency SARL peut communiquer à des partenaires commerciaux, techniques ou stratégiques des données agrégées, pseudonymisées ou anonymisées, notamment :

• Statistiques sectorielles beauté/spa en Afrique subsaharienne (volumes RDV, saisonnalité, paniers moyens)
• Indicateurs d'adoption produit SaaS (sans identifiant salon ni cliente)
• Benchmarks anonymisés pour études de marché ou présentations investisseurs
• Données techniques (latence, taux erreur) partagées avec hébergeurs ou fournisseurs IA pour optimisation

Aucune revente de bases de données nominatives à des régies publicitaires ou data brokers. Les partenaires sont contractuellement tenus à confidentialité et usage limité aux finalités autorisées.

4.3 Utilisation pour d'autres applications et projets de l'agence

Improved Agency développe et opère plusieurs produits et prestations pour ses clients. Les données d'usage de Darling CRM (anonymisées ou agrégées) peuvent être réutilisées pour :

• Concevoir, tester et améliorer d'autres applications SaaS ou mobiles de l'agence
• Alimenter des études UX, prototypes, maquettes et contenus marketing (cas d'usage, statistiques sectorielles)
• Produire des livrables pour d'autres clients de l'agence (rapports tendances beauté, benchmarks anonymisés)
• Créer du contenu éditorial, formations, webinaires ou documentation (sans citation nominative sauf accord écrit)
• Entraîner ou calibrer des modèles internes (jamais revente de conversations nominatives brutes)

En cas d'usage au-delà de l'anonymisation stricte (ex. étude de cas nominative avec nom du salon), nous solliciterons votre accord écrit préalable.

4.4 Anonymisation, pseudonymisation et chiffrement

Nous appliquons une approche graduée de protection :

• Données en clair accessibles : nécessaires au fonctionnement quotidien (nom salon, clientes, RDV) — isolées par tenant_id, accès staff authentifié uniquement.
• Données pseudonymisées : identifiants remplacés par tokens internes pour analyses statistiques ; ré-identification possible uniquement par personnel autorisé Improved Agency.
• Données anonymisées : suppression irréversible des identifiants directs ; utilisées pour benchmarks sectoriels et études ; plus considérées comme données personnelles au sens réglementaire une fois anonymisation effective.
• Données chiffrées : PIN (hash bcrypt), tokens JWT signés, sauvegardes PostgreSQL chiffrées (Backblaze B2), transit HTTPS TLS 1.2+, secrets API en variables d'environnement chiffrées côté hébergeur.
• Données sensibles non accessibles : PIN en clair, clés MoMo, contenu audio vocal après transcription, certains logs admin détaillés (accès restreint clé API).

4.5 Opposition et retrait du consentement

Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur l'intérêt légitime (analyses agrégées, amélioration produit) en écrivant à contact@darlingapp.online. L'opposition aux traitements strictement nécessaires à l'exécution du contrat (agenda, facturation, bot si Pro) entraîne la impossibilité de maintenir le service concerné. Le retrait du consentement donné à l'inscription n'a pas effet rétroactif sur les traitements déjà licites.

5. Sous-traitants et destinataires

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, soumis à obligations contractuelles de protection :

• Meta Platforms Ireland Ltd — WhatsApp Cloud API, Embedded Signup (Pro/Darling Plus)
• Anthropic PBC — traitement langage naturel (Claude Sonnet)
• OpenRouter / MiniMax — audio natif et fallback texte
• OpenAI LLC — transcription Whisper (fallback audio)
• Gcore — hébergement VPS, PostgreSQL, Redis, volumes storage
• NotchPay — encaissement Mobile Money (Orange, MTN)
• Infomaniak Network SA — emails transactionnels SMTP (hello@darlingapp.online)
• Backblaze B2 — sauvegardes chiffrées base de données

Transferts hors Cameroun/CEMAC : lorsque des sous-traitants traitent des données depuis l'Union européenne ou les États-Unis, nous encadrons ces flux par clauses contractuelles types, évaluation du niveau de protection et minimisation des données transférées.

6. Données KYC et pièces justificatives

Pour activer la facturation Pro et les recharges MoMo automatisées, vous pouvez être invité à soumettre des documents KYC (pièce d'identité, RCCM, justificatif domicile professionnel). Ces documents sont :

• Stockés chiffrés sur volume sécurisé, accès restreint équipe admin Improved Agency
• Consultés uniquement pour vérification identité et conformité paiements
• Conservés 5 ans après fin de relation contractuelle (obligations anti-blanchiment applicables)
• Non partagés avec partenaires commerciaux ni utilisés à des fins marketing

7. Durées de conservation

8. Mesures de sécurité

• Chiffrement HTTPS (TLS 1.2 minimum) pour toutes les communications client-serveur
• Isolation multi-tenant stricte : chaque requête API filtrée par tenant_id issu du JWT
• PIN hashé bcrypt (cost factor adapté), jamais loggé ni transmis en clair
• Rate limiting authentification : blocage 15 min après 8 échecs PIN
• Clé admin API pour console super-admin, actions sensibles journalisées (audit log)
• Sauvegardes PostgreSQL quotidiennes chiffrées, tests restauration périodiques
• Principe du moindre privilège pour accès infrastructure (SSH, Coolify, DB)
• Surveillance disponibilité et alertes incident (grace, suspension, erreurs worker)

Aucun système n'étant infaillible, nous vous informons sans délai undue en cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, conformément aux obligations applicables.

9. Vos droits

Exercice à contact@darlingapp.online avec copie pièce d'identité si nécessaire. Délai de réponse : 30 jours (prolongeable 30 jours si complexité).

• Droit d'accès : copie structurée de vos données salon, staff, wallet, logs connexion
• Droit de rectification : correction informations inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement : sous réserve des obligations légales (factures 10 ans, KYC 5 ans)
• Droit à la portabilité : export JSON/CSV selon forfait (Essentiel : liste clientes ; Pro : export étendu)
• Droit d'opposition : traitements marketing, analyses agrégées non essentielles
• Droit à la limitation : gel temporaire en cas de contestation exactitude ou licéité
• Droit de retrait du consentement : pour traitements fondés sur consentement, sans effet rétroactif

Réclamation auprès de l'autorité camerounaise compétente en matière de protection des données si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, après nous avoir contactés.

10. Forfait Essentiel — traitements spécifiques

Le forfait gratuit limite le stockage à 50 fiches clientes. Au-delà, création bloquée jusqu'à passage Pro ou suppression. Aucune donnée WhatsApp ni traitement IA bot. Les statistiques sont limitées aux compteurs de base. Les données d'usage restent collectées pour amélioration produit (section 4), sous réserve de votre consentement à l'inscription.

11. Décisions automatisées et profilage

Darling CRM utilise des algorithmes et modèles IA pour : détecter intentions WhatsApp, proposer créneaux, identifier clientes dormantes, calculer relances optimales, segmenter VIP. Ces décisions n'ont pas d'effet juridique similaire à un refus de crédit ; vous conservez le contrôle final (validation staff, modification RDV, désactivation relances). Vous pouvez demander une intervention humaine pour toute décision automatisée vous affectant significativement.

12. Cookies et traceurs

Cookies strictement nécessaires : session JWT onboarding/login, cookie admin console, préférences interface. Aucun cookie publicitaire, pixel Facebook/Google Ads ou reciblage sans consentement séparé. Durée session : 7 à 30 jours selon « se souvenir de moi ». Voir Mentions légales.

13. Mineurs

Darling CRM s'adresse aux professionnels majeurs capables de contracter. Nous ne collectons pas sciemment de données d'utilisateurs CRM mineurs. Les clientes mineures d'un salon restent sous votre responsabilité de gérante ; informez leurs représentants légaux si requis.

14. Modifications de la Politique

Nous pouvons modifier cette Politique pour refléter évolutions légales, techniques ou produit. Notification par email 30 jours avant tout changement substantiel affectant vos droits. La date « Dernière mise à jour » en tête de page indique la version en vigueur. Poursuite d'utilisation après délai vaut acceptation, sauf opposition motivée entraînant résiliation. Version de consentement référencée : 2026-08-30.

15. Contact

Questions, exercice des droits, signalement incident : contact@darlingapp.online